Uma das essências de um Design Sprint é a imersão, e ter todos os participantes em uma mesma sala colabora muito para isso. Porém, um Design Sprint remoto pode ser interessante quando reunir todos é um desafio tão grande quanto o problema que o método quer resolver. Nesses casos, trabalhar remotamente, seja porque os participantes estão em países diferentes, ou porque o novo Corona Vírus levou todos para o home office, pode ser o melhor caminho.

Aqui na Mentores, já fazem alguns anos que oferecemos dinâmicas de Design Thinking e Design Sprint como serviço para grandes empresas e startups. Quando presencial, trazemos os participantes até a Mentores (Curitiba) ou nos deslocamos até eles, em São Paulo, Rio de Janeiro, Bogotá… Aqui vamos discutir como é possível adaptar o método, e quais pontos de atenção se deve ter.

É possível fazer remotamente?

Resposta curta: Sim.

Resposta longa: Funciona quando há um bom planejamento, estratégia e checagem de recursos para que tudo dê certo. Como mencionado acima, as duas últimas fases, das cinco do método, nós já fazemos de forma digital. Porém as três primeiras são as mais críticas: Entender, Divergir e Decidir.

Nesse Design Sprint fizemos a validação online, utilizando a ferramenta WhereBy, na qual os participantes acompanhavam on-line, mas o usuário que testava estava presencialmente conosco.

Quais são os principais desafios?

Antes de começar, é importante saber que tudo o que já precisa funcionar bem no presencial, precisa funcionar melhor ainda quando on-line, por exemplo:

• O time precisa ser cuidadosamente selecionado. Pessoas com interesse médio em colaborar e resolver problemas tendem a ter o interesse ainda menor quando tem a facilidade de se omitir por traz da webcam;
• Os facilitadores precisam ter tudo 110% programado e um plano B para recursos que podem falhar, como: sala de conferência, latência da internet etc.;
• Ferramentas! Em Design Sprints convencionais, utilizamos basicamente post-its, canetinhas, papéis e um flip board, além de ferramentas de design e prototipação. No modo on-line, precisamos de salas de conferência, ferramentas de colaboração para simular post-its, desenhos, e para votar, substituindo os stickers do Zen Voting.

Vale compartilhar que no Medium, da Google Ventures, Jake Knapp (autor do livro “Sprint”) escreve como foi sua experiência facilitando um Design Sprint remotamente, em que ele utiliza o Google Slides como forma de interação.

Quais as vantagens?

• O time completo. Quando barreiras geográficas ou contextuais podem impedir, fazer remotamente viabiliza que todos participem;
• Algumas pessoas trabalham bem remotamente, tem facilidade em se concentrar e podem até preferir a versão remota;
• Sua empresa evita custos de locomoção ou até mesmo de aluguel de sala, quando não há uma disponível para todos os dias do Design Sprint;
• Nós da Mentores temos sede em Curitiba e apesar de viajarmos com frequência para atender clientes pelo Brasil, fica mais fácil quando pensamos em uma opção remota.

Como fica o cronograma e o que muda?

O Design Sprint é, essencialmente, dividido em 5 dias (ou 4, na versão 2.0) dedicados à: Entender, Divergir, Decidir, Prototipar e Validar.

Exemplo de cronograma que normalmente utilizamos em Design Sprint presenciais:

Hoje, nossos Sprints já possuem 2 fases que trabalhamos remotamente:

• Prototipação: os Sprinters ficam apenas de apoio em caso de dúvidas, mas nosso time de UX e UI Designers internamente projetam e prototipam as interfaces ou produtos, sem precisarem que os clientes e demais participantes fiquem ali 100% dedicados e presentes;
  • Observação: aproveitamos que essa fase envolve só nosso time, e fazemos um protótipo mais robusto e sofisticado, para trazer uma experiência de validação mais rica, para isso esticamos a prototipação para 4 dias;
• Validação: utilizamos ferramentas on-line de teste com usuários, como o LookBack. Dessa forma, os demais podem assistir on-line o andamento dos testes, acompanhar os comentários dos facilitadores e as reações dos usuários;
• Fase 2?: sim, aqui sugerimos aos nossos clientes fazer uma segunda rodada, onde reprototipamos à partir dos aprendizados da primeira validação, corrigindo, incluído detalhes e aprofundando navegações, e aí validamos novamente.

Quanto vamos para a versão remota, sabemos que manter as pessoas por 8 ou mais horas engajadas remotamente é praticamente inviável, além disso, se os participantes estão em fuso-horários diferentes, um bom horário para um, pode ser tarde da noite para outro. Por isso, na versão remota, as dinâmicas duram no máximo 4 horas:

Exemplo de cronograma de Design Sprints Remotos: veja que muitas fases são feitas previamente em pesquisas de formulário, entrevistas individuais, ou pelo nosso time interno.

Pre-work: Existem algumas fases do DS que podem ficar ainda mais complexas quando feitas online, e que podemos prepará-las com base nas entrevistas prévias, em nossa experiência com a metodologia, e com o conhecimento em User Experience. São elas:

• Pré Sprint: enquanto em design sprints presenciais, aqui fazemos pesquisas de campo e entrevistas presenciais, aqui mudamos para pesquisas em formulários digitais (Google Forms, por exemplo) e entrevistas online individuais;
• Set up the room: online, ao invés de se preocupar com post-its, canetinhas, e snacks, a preocupação agora é que todas as ferramentas funcionem perfeitamente quando o Sprint começar. Então, na entrevista individual, é um bom momento para checar se tudo está funcionando para cada participante;
• User Journey Map: muitas vezes o início dessa dinâmica, com o quadro em branco, gera dificuldades e dúvidas em cada participante, sobre como começar a preencher o mapa. Por isso, a dica é reunir as informações coletadas nas entrevistas e preencher o mapa antes da dinâmica começar, assim o exercício fica bem mais objetivo e rápido;
• How Might We?: transformar dores em oportunidades é essencial para mudar o ponto de vista sobre os problemas e gerar boas idéias/soluções. Porém não é preciso fazer em grupo, ao final da fase “Entender”, os facilitadores podem fazer isso pelo grupo;
• Storyboard: entender onde e como cada idéia pode se encaixar numa história, é algo que pode ser confuso para alguém que nunca fez um protótipo, porém é algo corriqueiro na vida de um UX Designer. Por isso, essa dinâmica também pode ser feita sem o grupo.

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